Merkidentiteit

Website tekst schrijven: Hoe krijg je input uit je organisatie?

Weet jij alle ‘ins and outs’ van jouw organisatie? Is er eigenlijk wel iemand die alles weet? Als je deze vragen met een volmondig “JA” zou beantwoorden is dat prachtig, maar in de praktijk blijkt vaak het tegenovergestelde. Dit is eigenlijk ook wel logisch, want iedereen in een organisatie heeft zijn eigen specialistische kennis op zijn vakgebied. Op de website moet alle kennis en expertise van de organisatie samen komen en als eenduidige informatie worden gepresenteerd aan de bezoeker. Daarom is het essentieel dat de input voor de website teksten uit de gehele breedte van de organisatie komt. In de praktijk blijkt dit vaak een van de grootste struikelblokken, want zet al deze kennis maar eens om tot een eenduidig stuk tekst. In dit stuk bespreken we de oorzaken en hoe jij wél de informatie krijgt die je nodig hebt.

Soms lijkt het alsof er enorme weerstand is om jou met iets heel simpels te helpen, input voor jullie website tekst. Een stuk tekst die nota bene gaat over hun eigen afdeling of specialiteit! Wat we vaak vergeten is dat mensen zich verschuilen achter onwil of andere praktijken omdat ze er simpelweg niet uit komen en dit niet toe willen geven. Jouw open vraag om informatie, beeld of tekst over hun werk, specialiteit of afdeling geeft hen heel erg veel stress. Hieronder kort een aantal oorzaken waarom jij geen input krijgt, en dus geen website tekst kan schrijven.

 

Uitdagingen bij website tekst schrijven

Organisatieblindheid – Door de waan van de dag weten je collega’s niet meer wat er nou zo uniek is aan jullie organisatie of de manier waarop zij werken. Ze hebben dus geen idee hoe speciaal dat eigenlijk is!
Je collega’s zijn geen tekstschrijvers – Jij hebt waarschijnlijk meer affiniteit met schrijven, maar voor veel van je collega’s voelt het alsof ze terug zijn op de middelbare school en een opstel in moeten leveren voor een cijfer.
Geen tijd – Jouw collega’s hebben waarschijnlijk geen uren over in de week of hebben genoeg achterstand om deze nuttig te besteden. Wordt ook wel eens als excuus gebruikt.
Angst – Iets op papier hebben staan, het zwart op wit hebben, is in onze cultuur heel definitief. Als iets in de krant staat moet het wel waar zijn. Veel mensen zijn dus bang dat ze iets verkeerd opschrijven en dat dit dan tegen heb gebruikt wordt door collega’s, concurrenten of misschien wel de baas.
Geen gelijke basis – In de praktijk komen wij maar wat vaak tegen dat verschillende afdelingen totaal andere ideeën hebben over wat een organisatie uniek maakt. Als je dan om input vraagt krijg je dus informatie die eigenlijk haaks op elkaar staat. En dan ben je nog verder van huis.
Open vraag – Je stelt je collega’s een open vraag, waardoor zij zelf moeten bedenken wat belangrijk is om te vertellen. Logisch dat je heel erg specialistische informatie of een visie met oogkleppen krijgt toch?

Er zijn natuurlijk nog wel meer redenen waarom je geen input krijgt, maar de belangrijkste vind je hier waarschijnlijk wel terug. Nu we weten welke uitdagingen er spelen kunnen we kijken naar oplossingen.

Hoe krijg je de benodigde informatie uit je organisatie?

Er zijn meerdere manieren om informatie die je nodig hebt om een goede website tekst te schrijven uit je organisatie te krijgen maar de belangrijkste vragen zijn; hoeveel tijd wil je erin steken en hoeveel tijd hebben je collega’s? Daarom drie verschillende voorbeelden:

Maak een vraag en antwoord formulier.
De meest kosten-efficiënte oplossing. Formuleer duidelijke en specifieke vragen waarop jouw collega’s antwoord geven. Gebruik deze antwoorden als basis voor jouw tekst. Nadeel is dat je waarschijnlijk beknopte antwoorden krijgt en niet door kan vragen.

Organiseer een workshop.
Breng de sleutelfiguren 1 dagdeel bij elkaar en haal zoveel mogelijk input uit hen. Neem de sessie op en verwerk dit allemaal in je teksten. Het kost meer tijd maar je kunt wel de diepte in. Bijkomend voordeel is dat je saamhorigheid en meer organisatiebrede kennis stimuleert doordat deze sleutelfiguren ook eens bij elkaar in de keuken kijken.

De interviewmethode
Neem de tijd om elk sleutelfiguur individueel te interviewen. Bereid je vragen en kennis zo goed mogelijk voor om het maximale uit haar of zijn (en jouw) tijd te halen! Tijdens het gesprek kun je de diepte in en je kan goed doorvragen. Het kost je een stuk meer tijd, maar op basis van een gesprek van een uur kan je soms wel 10 pagina’s website tekst schrijven!

 

 

Nu weet je dus waarom het zo moeilijk is om input uit je eigen organisatie te krijgen en hoe je het je collega’s (en jezelf) makkelijker kan maken. Dit is zo belangrijk in het proces dat wij deze werkzaamheden eigenlijk altijd mee begroten, in de praktijk zijn onze opdrachtgevers ons hier achteraf altijd zeer dankbaar voor. Want zelfs met onze hulp is dit een tijdrovend proces. Maar een gewaarschuwd mens telt voor twee, houd rekening met bovenstaande punten en het hele proces wordt makkelijker en daarmee leuker.

In het hoofdartikel van In de praktijk: website tekst schrijven staan de andere onderwerpen die we ondertussen al behandeld hebben. Volgende week schrijven we over de juiste toon van een website tekst. Mocht je na het lezen van dit stuk verder met ons willen praten dan horen we graag van je.