Een goede briefing schrijven voor de ontwikkeling van visuele content

Je hebt budget en je wilt unieke content laten maken. Je laat Charlize Theron, Eva Mendes, Penelope Cruz, Javier Bardem en Ryan Gosling overvliegen naar China om hen met jouw product te fotograferen op de glazen brug in Zhangjiajie boven het geheimzinnige Wulingyuan landschap. Deze foto’s maak je om jouw merkboodschap en merkbelofte extra te benadrukken en je merkidentiteit te versterken. Je wilt natuurlijk niet dat er wat fout gaat dus het schrijven van een goede briefing voor de fotograaf, videograaf of het mediabureau dat de shoot opzet is essentieel. Maar hoe pak je dat dan aan? Hoe schrijf je een goede briefing? Wat moet erin staan? Wat regel jij en wat regelt de andere partij? Kortom: waaruit bestaat een goede briefing?

“Een beeld zegt meer dan duizend woorden”

Feiten en cijfers visuele content

Een video op je landingspagina verhoogt de conversie met 86%. Het woord ‘video’ gebruiken in de onderwerpsregel van je e-mailcampagne verhoogt de open rate met 19 procent en de click-trough-rate met 65%. Mensen herinneren zich 80% van wat ze zien en doen, van wat ze lezen is dat 20% en van wat ze horen 10%. 93% van de menselijke communicatie is non-verbaal, 90% van de verwerkte informatie door onze hersenen is visuele informatie en de verwerking daarvan gaat ook nog eens veel sneller dan dat het geval is bij tekst. (bron: Hubspot)

Kortom, wil je opvallen én blijven hangen? Dan heb je beeld nodig. En goed beeld begint altijd bij een complete en duidelijke briefing. Geef je een slechte briefing? Dan heb je kans op:

  • Een resultaat dat tegenvalt, want de creatief begreep niet wat je zocht
  • Hogere kosten, het kost meer tijd om tot een goed resultaat te komen of je moet eigenlijk opnieuw beginnen
  • Een veel grotere tijdsbesteding (intern)

De voordelen van een goede briefing

Maar wat als je intern niet de expertise of capaciteit hebt om dat beeld te maken? Dan ga je op zoek naar een fotograaf, filmmaker of bureau om je daarbij te helpen. Iedere professional stelt jou waarschijnlijk gelijk een hele rits vragen. En dat kan even schrikken zijn. Door zelf een goede briefing te schrijven kun je deze situatie voor zijn.

Om onduidelijkheden en ongemakkelijke situaties te voorkomen is het belangrijk om een hele duidelijke briefing te schrijven met daarin je eisen, wensen en verwachtingen.briefing schrijven fotografie

De ideale situatie is dat jij een filmmaker, fotograaf of bureau meteen alle informatie geeft die ze nodig hebben om aan de slag te gaan en kunnen doen waar ze goed in zijn: opvallend goede foto’s en/of films maken. Er zitten nog andere voordelen aan het vooraf schrijven van een goede briefing:

  • Het zorgt voor focus: wat is de absolute kern die je over wilt brengen?
  • Het voorkomt onnodige correcties of gewerkte uren omdat het al in het begin goed en helder is aangepakt.
  • Je voorkomt discussies achteraf omdat de wensen en afspraken vooraf duidelijk zijn.
  • Je kunt beter beoordelen wat een fotograaf, filmmaker, bureau echt kan. Er is minder ruimte voor eigen interpretatie en de kwaliteit is goed te beoordelen. Dat heeft alles te maken met het begrijpen van jou als klant, het vermogen tot het vertalen van deze input in sprekende concepten en de uitvoering daarvan.

De ideale briefing voor een fotograaf of filmmaker

Je briefing moet aan best wat dingen voldoen, het liefst zo specifiek mogelijk omschreven. Als het gaat om visuele content dan ziet een briefing voor een filmmaker er natuurlijk weer iets anders uit dan die voor een fotograaf maar de basis is voor beiden gelijk. De ideale briefing ziet er als volgt uit:

  1. De ‘droge’ informatie: projectnaam, projectnummer, contactpersoon / aanspreekpunt, contactgegevens, eventuele locatie, datum, begin- en eindtijd (wanneer al bekend) en andere specifieke informatie.
  2. Achtergrondinformatie van jouw bedrijf: vertel kort iets over je bedrijf en waarvoor je staat. Welk(e) product(en) en/of dienst(en) bied je aan en wat is je huidige doelgroep. Waar kom je vandaan en wat vind je belangrijk (merkbelofte en kernwaarden)?
  3. Doelstelling van de te maken content: Omschrijf de reden dat je visuele content wilt laten maken. Is er een nieuw product? Wil je een nieuwe doelgroep aanspreken? Wil je de naamsbekendheid verhogen? Wil je een van de kernwaarden van je bedrijf extra benadrukken? Leg uit wat de achterliggende gedachte is.
  4. Doelgroep die je met de te ontwikkelen content aan wilt spreken: dat hoeft natuurlijk niet dezelfde doelgroep te zijn als waaruit jouw klantenkring momenteel bestaat. Voorbeeld: als vrijwilligerswerkorganisatie trek je op dit moment vooral 50+ mensen aan maar je wilt juist meer jongeren bereiken die maatschappelijk betrokken zijn en het leuk vinden om zich naast hun studie nog in te zetten voor goede doelen.
  5. Waar wordt de content verspreid, wat zijn de kanalen? Of je nu een video laat maken voor op snapchat of een video die als tv-commercial wordt uitgezonden, of je een reeks foto’s gaat posten op Instagram of ze komen op een billboard langs de weg.. je kunt je voorstellen dat dat nogal wat uitmaakt. Denk dus ook gelijk na óf er meerdere uitingen en kanalen zijn en of je daar verschillende content voor wilt laten maken.
  6. Gevoel, sfeer en uitstraling van de te ontwikkelen content: Wat moet het uitstralen? Bijvoorbeeld licht, luchtig, vrolijk, relaxed (past bij een of andere biologische thee of interieurmerk) of juist actief, stoer, extreem, gedurfd en brutaal (Red Bull, sportmerken)? Vaak is het handig om in het kader hiervan ook een huisstijl document aan te leveren. In dat huisstijldocument staat veel over kleurgebruik, uitstraling, do’s en don’ts waaraan de maker zich moet houden, een soort van kader.
  7. Dingen om rekening mee te houden / bijzonderheden. Dit kan vanalles zijn. Komt er bijvoorbeeld nog tekst over het beeld heen en moet men daar ‘lege’ ruimte voor reserveren? Wil je liggend of staand beeld, zwart/wit of kleur, of een mix van die dingen? Zijn er bepaalde mensen die je niet of juist wel moet fotograferen. Denk aan privacy, weersomstandigheden waar men rekening mee moet houden, toestemming om bepaalde gebieden te betreden en dus het reserveren en ophalen van bijvoorbeeld een perspas.
  8. De autonomie van de filmmaker, fotograaf, bureau. Heb je al iets in je hoofd, bepaalde beelden die er persé tussen moeten zitten? Iets dat erg belangrijk is? Of geef je de maker een volledige vrijbrief? Hoe ver gaat die vrijheid?
  9. Hoeveelheid van de te maken content: Hoeveel beelden moet een fotograaf aanleveren en hoe ziet het proces eruit. Stel bijvoorbeeld vast dat je een selectie van 30 low res rauwe, onbewerkte bestanden krijgt. De fotograaf markeert 10 A-keuzes, 10 B-keuzes, 10 C-keuzes. Uit deze selectie mag de opdrachtgever er 10 kiezen. Deze 10 beelden worden helemaal uitgewerkt door de fotograaf / bureau en weer teruggestuurd naar de opdrachtgever. De opdrachtgever mag er daaruit maximaal 7 kiezen. Meer kan maar wel tegen een meerprijs. Bij een filmmaker gaat het eerder over hoeveel filmpjes, filmbeelden en de duur ervan.
  10. Kwaliteitseisen waaraan de content moet voldoen: ik adviseer je altijd de high res beelden te vragen. Kleiner maken kan altijd nog, groter maken niet. Als je de afmetingen voor bijvoorbeeld websitegebruik of een straatposter al weet, vraag dan om de content naast high res ook alvast op dat formaat aan te leveren. Zowel bij video als bij fotografie heb je te maken met bestandsformaten en verhoudingen (16:9, 2:3). Ook het type bestand is handig om vast te stellen. JPG, EPS, PDF, MP4, AVI: er is zoveel. Wat heb jij nodig?
  11. Bepalen wat de gewenste resultaten zijn. Wanneer is het een succes? Misschien is dit onderdeel meer voor jezelf dan voor de maker. Maar hey, de maker wilt ook het liefst dat jouw doel wordt bereikt en hij zijn werk dus goed doet. Stel bijvoorbeeld vast dat je in een jaar tijd een verhoging van 2,5% van het aantal webshop aankopen van een bepaald soort sneaker wilt waar je reclame voor maakt. Of dat de leeftijd van je vrijwilligers daalt door een verhoging van het percentage vrijwilligers onder de 21 jaar met 10% in een jaar tijd. Een ander doel zou kunnen zijn dat je een toename in het aantal ingezonden contactformulieren via de website hebt of een verhoogde naamsbekendheid. Kortom: welk gedrag en handelingen moet jouw doelgroep vertonen naar aanleiding van de gemaakte visuele content.
  12. Afspraken met betrekking tot prijs, tijdsplanning, rechten en gebruik van het beeldmateriaal. Niet geheel onbelangrijk natuurlijk. Spreek je een uurtarief af of een totaalprijs? Wat is het budget? Matcht dat met wat de maker vraagt? Hoeveel tijd stopt de maker er ongeveer in? Hoeveel tijd krijgt hij om dat te produceren à wat is uiterste deadline? Wat zijn de verschillende tussenmomenten en contactmomenten. Hoeveel correctierondes zijn er inbegrepen? Bij wie liggen de auteursrechten, is het unieke content (koop je het af) of mag het nogmaals verkocht worden? Mag de maker het gebruiken in zijn / haar portfolio?
  13. Afspraken in geval dat een van de partijen niet kan voldoen aan de besproken punten. Verantwoordelijkheid: Op welk punt in het proces trekt men aan de bel? Als een bepaald budget overschreden wordt, als men de deadline niet kan halen. Wat zijn de consequenties als de deadline overschreden wordt en bij wie ligt de verantwoordelijkheid om het budget in de gaten te houden.

Nu heb ik zo’n 1000 woorden nodig gehad om te vertellen waar een briefing aan moet voldoen maar voor de briefing zelf geldt: hoe korter en duidelijker je de briefing schrijft, des te beter en sneller de fotograaf, videograaf of bureau de essentie eruit haalt.

Nog één laatste tip: laat beide partijen de briefing ondertekenen dat dit als uitgangspunt dient. Dat voorkomt discussie achteraf! 😉

briefing fotografie